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En COTA no llenás planillas: contás lo que pasó, con un verbo. Son seis: Cobré, Gasté, Contraté, Pagué, Actualicé y Retiré. Elegís el que dice lo que pasó y COTA mueve solo los números de la obra, de tu caja y de lo que debés.
El menú de Cargar dentro de Obra Torres: Cobré, Gasté, Pagué, Contraté y Actualicé

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Las seis cosas que pasan

Cada rubro de la obra tiene lo contratado (lo que pensaste gastar en él cuando armaste la obra) y lo que lleva. Contraté y Gasté suman a lo que lleva. Pagué no, porque esa plata ya estaba contada el día que contrataste.

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Un ejemplo de punta a punta

En Obra Torres, el rubro Hormigón tiene $ 35.000.000 contratados y ya lleva $ 30.600.000.
1

Contratás a Hormigonera Sur

Firmás la losa de arriba por $ 5.800.000. Cargás Contraté en Obra Torres, rubro Hormigón, a Hormigonera Sur. Hormigón pasa a llevar $ 36.400.000 y le debés $ 5.800.000 a Hormigonera Sur. De la caja no salió nada.
2

Le pagás la mitad

Cargás Pagué a Hormigonera Sur por $ 2.900.000. Sale plata de la caja y ahora le debés $ 2.900.000. Hormigón no cambia.
3

Comprás cemento en el corralón

Lo pagás en el momento. Cargás Gasté en el rubro Albañilería por $ 380.000, con el concepto «Corralón San Martín, cemento y cal». Suma a Albañilería y sale de la caja. No le debés nada a nadie.
Lo que movió cada carga:

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Si pasó esto… cargá esto

¿Gasté o Contraté? Si pagaste en el momento, es Gasté. Si vas a pagar después o en partes, es Contraté hoy y Pagué cada vez que pagás.
No cargues Gasté y Pagué por la misma compra: la plata saldría dos veces de tu caja.

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Por qué conviene cargar el contrato el día que lo firmás

Si cargás Contraté cuando firmás, COTA sabe cuánto tiene comprometido cada rubro antes de que salga un peso. Y te avisa antes de pagar, no cuando ya pagaste. En el ejemplo, Hormigón tenía $ 35.000.000 contratados y ya llevaba $ 30.600.000. Al cargar el contrato de $ 5.800.000, antes de guardar COTA te dice «Hormigón ya se pasó $ 1.400.000». Todavía no le pagaste nada a Hormigonera Sur: estás a tiempo de renegociar o de cobrárselo a Familia Torres como un extra. Además, COTA sabe a quién le debés y cuánto. Eso lo ves en Mi estudio, en Debés (proveedores). Si solo cargás los pagos, el rubro parece andar bien hasta el último pago, y el aviso llega tarde.

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Dudas frecuentes

Es lo que pensaste gastar en ese rubro cuando cargaste la obra. Contra ese número COTA te dice cuánto te queda y si te pasaste. Si cambia, lo actualizás con Actualicé (cambió un precio).
Cargá primero Contraté por el total que acordaste, y después Pagué por lo que ya le pagaste, con la fecha en que lo pagaste. Así COTA sabe cuánto le seguís debiendo.
Sueldos, alquiler, servicios, honorarios sueltos y tus retiros van en Mi estudio. Mirá gastos del estudio.
Si tiene fecha de hoy, lo corregís y podés cambiar el tipo. Si no, lo anulás y lo cargás de nuevo. Mirá corregir o anular.